Aktuell dürfen wir eine Gruppe aus Brasilien betreuen auf einer spannenden Rundreise quer durch die Philippinen. Hierbei gab es im Vorfeld schon einige „Herausforderungen“, da u.a. die Flugbuchungen nicht gemeinsam erfolgt sind. Zum Glück ist unser Buchungsteam mittlerweile recht erfahren, um entstehende logistische Feinheiten gut zu organisieren. Dennoch möchte ich in diesem Beitrag weiter auf Gruppenflüge eingehen.

Das Buchen von Gruppenflügen erfordert einige spezielle Überlegungen und Planungen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft. Hier sind einige wichtige Punkte, die du beachten solltest:

1. Frühzeitige Buchung: Gruppenflüge sollten so früh wie möglich gebucht werden, da die Verfügbarkeit von Sitzplätzen für größere Gruppen begrenzt sein kann, besonders bei beliebten Reisezielen oder während der Hochsaison.
2. Gruppenrabatte: Viele Fluggesellschaften bieten spezielle Tarife oder Rabatte für Gruppenbuchungen an. Diese Rabatte können jedoch von der Gruppengröße abhängen (oft mindestens 10 Personen). Es lohnt sich, verschiedene Fluggesellschaften zu vergleichen und gezielt nach Gruppenangeboten zu fragen. Ich empfehle stets, über einen Flugspezialisten zu buchen. Unser Partner ist ein IATA-Agent und kann sich direkt in die Systeme einloggen, um Flugbuchungen entsprechend zu bearbeiten. Dies kann z.B. bei unverhergesehenen Änderungen sehr hilfreich sein, da man dann einen direkten Ansprechpartner hat und nicht in irgendeiner Telefonschleife hängt.
3. Flexibilität bei den Buchungsbedingungen: Gruppenbuchungen bieten oft flexiblere Bedingungen in Bezug auf Namenänderungen, Stornierungen und Zahlungsfristen. Erkundige dich im Voraus nach diesen Bedingungen, da sie von Fluggesellschaft zu Fluggesellschaft variieren. Aber stelle beim Buchen von Gruppenflügen unbedingt sicher, dass die Namen vollständig sind – im Zweifelsfall sollte immer die Kopie eines Reisepasses vorliegen.
4. Zahlungsmodalitäten: In der Regel wird eine Anzahlung gefordert, um die Plätze zu reservieren. Der Restbetrag ist dann zu einem späteren Zeitpunkt fällig. Kläre die genauen Zahlungsfristen und -modalitäten im Vorfeld.
5. Sitzplatzreservierungen: Stelle sicher, dass die Sitzplätze für die gesamte Gruppe möglichst zusammenhängend reserviert werden können. Bei großen Gruppen kann es hilfreich sein, dies direkt mit der Fluggesellschaft zu besprechen, um die besten Sitzplätze zu sichern.
6. Gepäckbestimmungen: Informiere dich über die Gepäckbestimmungen der gewählten Fluggesellschaft. Bei Gruppenreisen kann es sinnvoll sein, über zusätzliches Freigepäck zu verhandeln, vor allem, wenn Spezialgepäck (z. B. Sportausrüstung) mitgeführt wird.
7. Kommunikation: Sorge dafür, dass alle Mitglieder der Gruppe über die Flugdaten, die erforderlichen Reisedokumente und andere relevante Informationen gut informiert sind. Es kann hilfreich sein, eine zentrale Kontaktperson zu benennen, die als Bindeglied zwischen der Gruppe und der Fluggesellschaft fungiert.
8. Check-in und Boarding: Plane genügend Zeit für den Check-in ein, da dies bei einer großen Gruppe länger dauern kann. Erkundige dich, ob es spezielle Check-in-Schalter für Gruppen gibt, um den Prozess zu beschleunigen.
9. Reiseversicherung: Es ist ratsam, eine Reiseversicherung für die gesamte Gruppe abzuschließen, die nicht nur Flugausfälle, sondern auch andere unvorhergesehene Ereignisse abdeckt.
10. Sonderwünsche: Wenn besondere Bedürfnisse (z. B. spezielle Mahlzeiten, Hilfe für Personen mit eingeschränkter Mobilität) bestehen, sollten diese im Voraus mit der Fluggesellschaft besprochen und organisiert werden.

Durch sorgfältige Planung und Berücksichtigung dieser Aspekte kann sichergestellt werden, dass die Gruppenreise möglichst reibungslos verläuft. Gruppenflüge buchen kann man auf PAS und weiteren Websites.